„Manchmal fühlt man sich wie ‚die Mutti’ des Teams“ – Office Managerin Manuela Rütten

Ob als Reiseleiterin oder als Office Managerin bei trafficdesign: Planen und Organisieren sind Manus Stärken und Leidenschaften. Seit April 2022 sorgt sie für Ordnung in der Agentur – und dafür, dass sich alle Mitarbeiter:innen wohlfühlen. Was sie dabei besonders erfüllt und wie man unbändige Reiselust, eine Vorliebe für blutige Psychothriller und Verantwortungsbewusstsein unter einen Hut bekommt, verrät uns die lebensfrohe Wahlkölnerin im Interview.

Wenn ich nicht gerade als Office Managerin arbeite, freue ich mich auf den nächsten Urlaub, denn nach dem Urlaub ist bekanntlich vor dem Urlaub :-). Ich liebe es zu Reisen, die Welt zu entdecken und kleine und große Abenteuer zu erleben. Ob mit dem Kanu durch Schweden, Camping in Afrika oder auf dem Snowboard in der Schweiz, ich bin eigentlich bei allem dabei.

In Köln findet ihr mich sonntags meist auf dem Flohmarkt, im Restaurant mit den Mädels oder einfach irgendwo ein Kioskgetränk oder Wein trinken.

Du bist gelernte Bankfachwirtin, warst 14 Jahre in der Tourismusbranche und bist schließlich bei TrafficDesign gelandet. Wie kam es dazu?

Die Bank habe ich 2008 verlassen, irgendwie war das nicht meine Welt. Zu diesem Zeitpunkt habe ich bereits 2 Jahre als Reiseleiterin gearbeitet und so reizte mich die Tourismusbranche sehr. Nach einer fantastischen Wintersaison im Zillertal hat es mich 2009 dann zu einem Ski- und Snowboardreiseveranstalter nach Köln verschlagen. Von da an stand Planen und Organisieren auf der Tagesordnung.

Nach ein paar Jahren suchte ich eine neue Herausforderung und habe dann mit großer Begeisterung Afrikareisen zusammengestellt. Leider hat die Pandemie dem Tourismus stark zugesetzt. Zwei für mich persönlich sehr harte Jahre haben mich zu dem Schritt bewegt, etwas ganz Neues auszuprobieren.

Der Zufall und das Wort „Organisation“, das ich in die Suchleiste eines Jobportals eingetippt habe, haben mich dann zu TrafficDesign geführt.

Du bist nicht nur Office-Managerin, sondern auch  Feelgood-Managerin und Teamassistentin. Was kann man sich darunter vorstellen?

Ich checke, ob immer ausreichend Kaffee, Klopapier und Snacks vorhanden sind. Außerdem kümmere ich mich um die Bürogestaltung und die Technikausstattung der Arbeitsplätze. Ich schaue täglich, ob alles ok ist und es niemanden an etwas fehlt.

Das Feelgood-Management geht aber weit darüber hinaus: Ob Geburtstage, Jubiläen oder andere anstehende Besonderheiten – alles wird gefeiert und sollte nicht vergessen werden. Ich plane auch Teamevents und organisiere unsere Benefits wie Gesundheitsangebote und Massagen.

Bei der Teamassistenz geht es um die Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben, z. B.  bearbeite ich unseren zentralen Posteingang, übernehme die Telefonzentrale, verschicke Verträge und buche Messebesuche.

Was begeistert dich am meisten an deinem Job?

Mir hat mal eine Kollegin gesagt, dass das Team ohne mich verloren wäre und total untergehen würde.

Wenn die Kollegen:innen ihre Dankbarkeit zeigen und sich über die von mir organisierten Dinge freuen. Sei es über eine aufgeräumte Küche, dass jemand seine Jubiläumskarte mit Tränen in den Augen entgegennimmt oder die Tatsache, dass sich immer eine helfende Hand findet, wenn ich diese mal brauche.

Mir hat mal eine Kollegin gesagt, dass das Team ohne mich verloren wäre und total untergehen würde. Das sind die Momente, in denen mir bewusst wird, dass am Ende auch die ganz simplen Dinge wichtig sind und es jemanden braucht, der sich darum kümmert.

Wie schaffst du es, bei über 40 Mitarbeiter:innen die Kontrolle zu behalten?

Ich drücke oft ein Auge zu und nehme die Dinge selbst in die Hand. 

Was den Alltag betrifft, ist es oft wie in einer großen WG und manchmal fühlt man sich wie „die Mutti“ des Teams. Da hilft nur, immer und immer wieder Ansagen zu machen. Ich drücke oft ein Auge zu und nehme die Dinge selbst in die Hand.  Bevor ich das Büro abends verlasse, gibt es immer eine kleine Kontrollrunde.

Was die Geburtstage, Jubiläen etc. betrifft, sind praktische Tools wie Asana eine Riesen-Hilfe. Dank meiner Erinnerungstasks geht mir hier nichts unter.

Bist du auch privat so ordentlich und gut organisiert?

Wenn das Leben anklopft, bleibt die Post auch mal mehrere Monate liegen und Fristen werden bis zum letzten Ende ausgereizt.

In mir steckt auf jeden Fall ein kleiner Ordnungsnerd und ich brauche es auch zu Hause aufgeräumt. Alles hat seinen Platz. Anders als im Büro drücke ich hier aber auch mal beide Augen zu. Ich würde mich somit privat deutlich entspannter einstufen.

Wenn das Leben anklopft, bleibt die Post auch mal mehrere Monate liegen und Fristen werden bis zum letzten Ende ausgereizt.

Einfach mal abschalten oder wild umhertingeln – wie lädst du deine Akkus auf?

Am besten kann ich meine Akkus bei Ausflügen, Aktivitäten und natürlich im Urlaub aufladen. Für die kleinen Alltagspausen gehe ich zum Ashtanga Yoga, mach mir einen gemütlichen Filmabend oder versinke in Psychothrillern von Fitzek und Co.

Wie würden deine Freund:innen dich beschreiben?

Eine sehr gute Freundin hat mal in eine Weihnachtskarte geschrieben, dass ich der zuverlässigste Mensch sei, den sie kenne. Das war schon ein tolles Lob.

Ansonsten denke ich, passt hilfsbereit, gutmütig, ehrlich, aber auch mutig und abenteuerlustig ganz gut. Und ja, ordentlich würden sie auf jeden Fall auch sagen. 🙂

Danke für das Interview, Manu!