SCRUM im SEO: So funktioniert agiles Arbeiten bei uns in der Agentur

Scrum und agiles Arbeiten in einer Agentur – kann das funktionieren? Das Framework aus dem Projekt- und Produktmanagement wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung entworfen, um beispielsweise komplexe Produkte herzustellen – für Dienstleistungen war das Modell nicht gedacht. Unser SEO Team zeigt in einem Scrum Praxisbeispiel, wie das agile Arbeiten innerhalb einer Agentur funktionieren kann.

SEO-Sprint: Das Team geht an den Startblock

Es ist 8:00 Uhr. Heute ist ein besonderer Tag für unser SEO Team: Sprinten steht auf dem Plan – und das hat nichts mit rasanten Läufen zu tun. Für dieses nicht ganz alltägliche Programm haben sich die Kolleg/innen schon um kurz vor 8 im Aufenthaltsraum versammelt. Ein ungewöhnlicher Anblick, denn normalerweise starten wir flexibel zwischen 8 und 10 Uhr in den Arbeitstag. Doch beim Sprint ist eine gute Zeitplanung unerlässlich für eine erfolgreiche Durchführung.

Pünktlich um zwei Minuten nach 8 trudelt auch der letzte Kollege ein – der Sprint kann starten.

Was ist Scrum?

Bereits zum vierten Mal sprinten die Scrum-erfahrenen Kolleg/innen aus unserem SEO Team heute. Doch was bedeutet das eigentlich?

Scrum Praxisbeispiel: Agiles Arbeiten bei TrafficDesign

Im Oktober 2019 avancierte SEO Teamlead Lucas zum zertifizierten SCRUM Master. Während einer zweitägigen Fortbildung lernte er die Grundlagen von Scrum und wie er diese in seinem eigenen Team umsetzen kann. Er stellte fest: Sowohl agiles Arbeiten als auch Scrum lassen sich in der Theorie auf die Bereiche des SEO und auf das Online Marketing anwenden.

Da Scrum vor allem auf die Entwicklung eines Produkts ausgerichtet ist, wird die Umsetzung für das komplexe Arbeiten bei mehreren Projekten zu einer Herausforderung. Diese Abwandlung des agilen Arbeitens für andere Tätigkeitsfelder wird „Scrum, but…“ genannt. Lucas machte es sich zur Aufgabe, eine Strategie für einen Sprint im SEO Team zu entwickeln – und fand einen Weg. Wir zeigen an einem Scrum Praxisbeispiel, wie das funktionieren kann.

Die Artefakte

Product Backlog

Der Product Owner pflegt den Product Backlog, der Items über die Anforderungen aus der Sicht des Kunden enthält.

Sprint Backlog

Dieser wird vom Development Team gepflegt und gibt eine Übersicht über Items, die Teil des Sprints sind sowie die zugehörigen Tasks.

Product Increment

Hier wird das Ergebnis aus den Sprints zusammengefasst. Jedes Increment kann potenziell an den Kunden ausgeliefert werden. Weitere Sprints maximieren den Wert und die Funktionalität eines Produkts.

Eine gute Planung für einen effizienten Sprint

Lucas nimmt für den heutigen Sprint die Rolle des Product Owners ein. Als solcher legt er im Vorfeld einen Kunden und ein Projekt fest und bereitet Aufgaben innerhalb dieses Projekts vor. Dazu fasst er das Kundenbudget mehrerer Monate zusammen. Er entscheidet außerdem, wie lange der Sprint dauern soll. Die Zeitspanne kann zwischen einem und mehreren Arbeitstagen liegen.

Der Rest des SEO Teams bildet das Development Team. Mögliche Fragen werden geklärt. Dadurch wird gewährleistet, dass möglichst effizient gearbeitet werden kann. So wird im Sprint keine Zeit für Fragen, Rückfragen oder Problemstellungen verschwendet. Danach geht es an die Verteilung der Aufgaben.

Unser teamübergreifender Projektmanager Octavio wurde als Scrum Master berufen. Octavio hält eine Uhr und ein Kartenspiel bereit, denn abgesehen von unseren digitalen Tools sollen heute analoge Tools bei der Organisation des Sprints helfen. Doch was hat es damit auf sich?

Alle Teilnehmer/innen können die einzelnen Aufgaben mit einer persönlichen Einschätzung bewerten. Bei Unstimmigkeiten wird im ganzen Development Team besprochen, warum die Aufgabe unterschiedlich bewertet wird. Die Dokumentation wird in einer Übersicht, dem Scrum Velocity Chart, festgehalten.

Auf diese Abstimmung hat der Product Owner keinen Einfluss, deshalb gönnt Lucas sich erst mal einen Kaffee. Als Scrum Master stellt Octavio den Timer auf 30 Minuten und behält die Zeit im Blick. Als sich das Team zu viel Zeit für die Bewertung einer Aufgabe nimmt, fordert er das Team auf, zu einem Entschluss zu kommen.

Sobald alle Aufgaben bewertet sind, werden sie verteilt: Jeder darf sich die Aufgaben frei aussuchen – abhängig von Kenntnisstand, gewünschtem Lerneffekt und Interesse.

Der Startschuss: Auf die Plätze, fertig, SCRUM!

Ein gemeinsames Ritual verbindet die Kolleg/innen: Bevor es losgeht, decken sich die Sprinter im Supermarkt mit Nervennahrung für den Tag ein.

Jeder Sprinter hat sich die zwei Tage terminlich komplett freigehalten. Außerdem sollen die anderen TrafficDesigner keine Anfragen außerhalb des SCRUM-Projekts an die Sprinter stellen.  Für maximale Konzentration schließen die Sprinter für diesen Tag die Tür zum SEO Büro. Klingt nach Abschottung? „Eigentlich nicht“, sagt Marcel. „Ich finde es gut, denn so habe ich die Möglichkeit, mich ein oder zwei Tage am Stück auf ein einziges Projekt zu fokussieren.“ Diese Art von Arbeiten ist für alle sehr ergiebig und die Motivation für den Tag sehr hoch. Sowohl für das Team als auch für den Kunden ergeben sich einige Vorteile:

• Das ganze Team erhält einen besseren Überblick über das Gesamtprojekt
• Höhere Effizienz der SEO-Maßnahmen durch sehr intensives Auseinandersetzen mit dem Kunden-Projekt
• Ergebnisse sind für den Kunden und teamintern besser sichtbar, wenn einmal sehr intensiv an einem Projekt gearbeitet wird
• Durch das teamorientierte Arbeiten wird der Teamspirit gestärkt und alle haben einen Lerneffekt

Auf halber Strecke: Daily Scrum

Nach etwa der Hälfte der Arbeitszeit findet jeden Tag ein Daily Scrum statt. Hier kommt das Development Team zusammen, um einen Überblick über den Fortschritt zu erhalten, die aktuelle Planung zu besprechen und eventuelle Hindernisse zu beseitigen. Optional sind der Product Owner und der Scrum Master dabei.

Gemeinsam besprechen die Sprinter, ob die morgendliche Planung einzuhalten ist.

• Können die vorher festgelegten Storypoints erreicht werden oder dauert die Bearbeitung der Aufgaben doch länger, als geplant?
• Schießen die Sprinter sogar über das Ziel hinaus?
• Welche möglichen Problemstellungen sind bei der Bearbeitung aufgetreten und wie kann man diese beseitigen?

Beim letzten dreitägigen Sprint wurden sogar mehr Aufgaben abgeschlossen als vorher geplant. Und auch heute sieht es gut aus: Schon nach dem ersten Tag zeigt sich die Tendenz, dass die Sprinter mehr erreichen können, als geplant.

Gemeinsam über die Ziellinie: Teamwork im Sprint

Beim sportlichen Sprinten heißt es: alle gegen alle und jeder für sich. Das ist bei Scrum glücklicherweise anders, denn am Ende eines Sprints soll das Team als Einheit ein Stück weit über sich hinausgewachsen sein. Es gilt, durch Sparrings auch über die eigenen Aufgaben hinaus einen Lernerfolg feiern zu können. Damit erfüllen wir auch unseren Anspruch auf Weiterbildung und Teamwork: Jede und jeder von uns möchte sich verbessern – so haben wir es auch in unseren Werten festgehalten.

Ist jemand früher als geplant mit seinem Thema durch, wird den anderen geholfen. Gerade bei aufwändigeren Aufgaben wird oftmals im Team gearbeitet.

Beispiel:

Dazu gehört auch die gegenseitige Motivation: Wenn der Kopf raucht, werden kurze Pausen eingelegt, in denen sich die Kolleg/innen die Beine vertreten, kurz frische Luft schnappen oder sich über arbeitsunabhängige Themen unterhalten.

Nach dem Sprint ist vor dem Sprint

Nach zwei Tagen haben die Sprinter ihr Ziel erreicht – mehr noch: Auch dieses Mal wuchsen die Kolleg/innen über sich hinaus und bearbeiteten mehr Aufgaben, als am ersten Morgen eingeplant waren.

Zunächst wird in der Sprint Review die Arbeit selbst besprochen. Alle stellen ihre Aufgaben vor und der Product Owner nimmt diese ab. Die geplanten sowie die erreichten Storypoints werden dokumentiert. Danach dürfen alle Teilnehmenden während der Sprint Retrospect eine persönliche Einschätzung zum Sprint geben: Was hat gut funktioniert und wo sehen die Sprinter Verbesserungsbedarf?

Fazit: Das fokussierte Arbeiten war auch dieses Mal extrem effizient. Die Teilnehmer/innen hatten die Möglichkeit, sich ohne Ablenkung zwei Tage lang auf ein bestimmtes Projekt zu konzentrieren. Dabei konnten sie bei allen Fragen und Problemstellungen stets auf die Unterstützung ihrer Kolleg/innen setzen.

Für das nächste Mal wünscht sich das Team, dass der Sparring-Effekt noch stärker berücksichtigt wird und jede/r noch mehr für die persönliche Weiterbildung mitnehmen kann. Heute wird der erfolgreiche Abschluss aber erst mal mit einem kühlen Kölsch auf unserer Terrasse gefeiert.