RACI Matrix – Nie wieder Unklarheit bei der Aufgabenverteilung

Auf der einen Seite: eine Agentur, drei Teams, 20 Mitarbeiter. Auf der anderen Seite: ein Kunde, vier Ansprechpartner, sechs Dienstleistungen. Das ist kein unübliches Szenario und verlangt nach Projektmanagement und Organisation der höchsten Klasse. Denn was kann es für die Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien Schlimmeres geben, als unzureichende Kommunikation und ungeklärte Zuständigkeiten? Verantwortungen müssen bei Projekten von vornherein klar verteilt sein – und das nicht nur, wenn alle Beteiligten anwesend sind. Gerade für krankheitsbedingte Ausfälle und Urlaubsvertretungen sollten Unstimmigkeiten und Missverständnisse vermieden werden. Für eine klare Rollenverteilung arbeiten wir mit der RACI Matrix – doch was heißt das eigentlich?

Was tun gegen Unverbindlichkeit?

Wie geht man vor, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Teams an Projekten für den gleichen Kunden arbeiten, es aber auch einen Projektverantwortlichen gibt und der Geschäftsführer auch irgendwie noch beteiligt ist? Wer kümmert sich darum, dass die Aufgaben erledigt und Fristen eingehalten werden – und wer kommuniziert das dann mit dem Kunden? Der Chef, der vielleicht eh per du ist oder derjenige, der im Thema drin ist und operativ gearbeitet hat? Und bei wem kann ich mir eigentlich Hilfe holen, wenn ich bei einem Todo nicht weiter weiß, einfach bei irgendeinem der Kollegen aus dem Fachbereich oder sollte es der Projektveranwortliche sein?

Es kann viele solcher Entscheidungsfragen im Alltag geben. Gerade in so einem schnelllebigem wie dem der Agentur geht man gerne einfach den kürzesten Weg – fragt den Kollegen, der nebenan sitzt oder schreibt die Mail schnell selbst. Dabei zieht das, was auf den ersten Blick arbeitserleichternd und verkürzend erscheint, die Arbeit manchmal in die Länge und macht auch vielleicht beim Kunden nicht den besten Eindruck. Denn wenn Absprachen immer neu getroffen werden müssen, man Ansprechpartner wechselt und unnötigerweise mehr Leute im Projekt involviert, als es sein müssen, werden die Kommunikationswege länger und umständlicher. Und vor allem schafft man damit eines: Unverbindlichkeit.

Klare Rollenverteilung nach der RACI-Matrix

Bei uns, und auch in vielen anderen Unternehmen, schafft eine klare Rollenverteilung Abhilfe: die RACI-Matrix. Hört sich an wie der türkische Schnaps, schafft aber um einiges mehr Klarheit.

Bei der Matrix geht es um Verbindlichkeiten und Verantwortung, um Prozessabläufe und Entscheidungsfindungen. Darum, ein Projekt zu organisieren und gegenseitiges Vertrauen zu schaffen. Vier Buchstaben sollen helfen, Chaos zu lichten. Dabei stehen diese für:

• Responsible – die Durchführungsverantwortung
• Accountable – die Rechenschaftspflicht und Gesamtverantwortung
• Consulted – die Konsultationspflicht
• Informed – das Informationsrecht

RACI Matrix bei unserem Projekt-KickOff

Die RACI-Matrix zu nutzen und Verantwortlichkeiten festzulegen heißt nicht nur, davon zu wissen und die Buchstaben im Kopf zu haben. Viel mehr heißt es, sie niederzuschreiben und damit noch mehr Verbindlichkeit zu schaffen. Daher haben wir die vier Verantwortlichkeiten in all unseren Prozessen implementiert und verankert.

Zum einen werden so bei KickOffs unserer Projekte nicht nur alle Formalien und Ziele festgehalten, sondern auch Projektmanager und andere Zuständigkeiten festgehalten, wie in diesem Beispiel zu sehen ist:

SO KANN ES AUSSEHEN: DIE RACI MATRIX BEI EINEM PROJEKT-KICKOFF:

Die beteiligten Personen in diesem Projekt sind Projektmanager Octavio, Online Marketing Managerinnen Jana und Lena, Head of Paid Media René und Agenturchef Simon. Die Rollenverteilung sieht dann wie folgt aus:

1. Die Projektleitung liegt in diesem Beispiel bei Octavio. Damit ist er der Accountable des Projektes und gleichzeitig für Leitung und Konzept auch der Responsible. Bei beiden Dingen muss er sich Rat beim Consulted Simon holen. Simon ist für das Ergebnis aber nicht verantwortlich: Er steuert nur sein KnowHow bei, mit der Erwartungshaltung, dass Octavio dies mit einfließen lässt.
2. Bei der Einrichtung des Trackings und Aufsetzen des Dashboards ist Lena Responsible und damit durchführungsverantwortlich. Bei der Durchführung und der Entscheidungsfindung ist sie verpflichtet, im angemessenen Umfang Feedback beim Consulted Rene zu holen. Octavio trägt als Accountable dieser Aufgabe die Gesamtverantwortung und ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Aufgabe im zeitlichen Rahmen und inhaltlich in guter Qualität umgesetzt wird. Er sollte also ebenfalls in Feedback Loops integriert werden, gibt aber im Gegensatz zum Consulted nicht nur seinen Input, sondern ist für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich.
3. Die Anzeigenschaltung über Facebook Ads übernimmt die Responsible Jana. Da sie Expertin auf dem Gebiet ist, ist sie hier gleichzeitig der Accountable. Auch sie muss sich für Rat an den Consulted René wenden.
4. Octavio sollte als Projektleiter natürlich über alle wichtigen Entscheidungen informiert werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, schreiben wir bei uns den Projektleiter — also in diesem Fall Octavio – trotzdem bei allen Punkten noch einmal in die Spalte Informed, bei denen er nicht sowieso involviert ist.